A MOB szerdai tájékoztatása szerint az eseményen "a 49 európai tagállam delegáltjai, vezetői, az olimpiai szervezőbizottságok, a nemzetközi és a kontinentális ötkarikás bizottságok vezetői, képviselői, valamint társ- és sportszervezetek vesznek részt" a Hilton Hotelben.

A londoni szervezőbizottság (LOCOG) a konferencia keretein belül tartja utolsó egyeztetését a 49 európai tagország vezetőivel. A budapesti ülésen a 2014-es szocsi téli játékok, valamint a szintén 2014-ben, a kínai Nancsingban sorra kerülő nyári ifjúsági olimpia szervezőbizottságának képviselői is részt vesznek.

Ugyancsak a háromnapos tanácskozás idején kerül sor a Nemzetközi Fair Play Bizottság rendezvényeire, köztük a 2011-es díjak ünnepélyes átadására egy gála keretében, szombat este a gödöllői Grassalkovich Kastélyban.

A hivatalos program csütörtökön 9 órakor az EOC végrehajtó bizottságának tanácskozásával kezdődik, majd 15 órától plenáris ülésre, ezt követően pedig sajtótájékoztatóra kerül sor. Pénteken 9 órától folytatódik a plenáris ülés, 14:30-tól pedig munkaértekezleteket tartanak. Szombaton reggel ismét plenáris üléssel kezdenek a résztvevők, akik a Sport365.hu információi szerin délután Gödöllőre utaznak, ahol a Nemzetközi Fair Play Bizottság díjátadó ünnepsége 18 órakor kezdődik a kastélyban.